Wielozadaniowość w pracy – pomaga czy przeszkadza?

Udostępnij

Jedno zadanie, drugie, trzecie… I wszystkie do wykonania jak najszybciej – najlepiej na wczoraj. Ale przecież się nie rozerwiesz! Choć wydaje się to oczywiste,  niektórzy pracodawcy mogą oczekiwać od Ciebie tzw. multitaskingu. Pamiętaj jednak, że choć wielozadaniowość w pracy jest pożądaną cechą, dążenie do niej nie zawsze musi wyjść Ci na dobre.

Wielozadaniowy pracownik to marzenie wielu pracodawców. Nie dość, że wykonuje kilka czynności jednocześnie, to robi to w bardzo efektywny sposób. Czy jednak jest to w ogóle możliwe? Mimo że przez lata wielozadaniowość w pracy była gloryfikowana, współcześnie naukowcy coraz częściej zauważają jej ciemne strony. Okazuje się bowiem, że taka umiejętność zamiast poprawiać produktywność, może wpływać na nią negatywnie i ograniczać poziom naszej koncentracji.

Czym jest wielozadaniowość w pracy?

Definicja wielozadaniowości czyli tzw. multitaskingu jest prosta. Pojęcie to odnosi się do robienia kilku rzeczy w tym samym czasie przy zachowaniu odpowiedniego poziomu wykonywania każdej z nich. Ze względu na dynamikę życia we współczesnym świecie, takie działanie widoczne jest w naszej codzienności. Prawdopodobnie nie raz  zdarzyło Ci się, np. jednocześnie pisać SMS-a, słuchać muzyki, gotować, a do tego jeszcze nastawiać pranie. Podobnie jest też w środowisku zawodowym. Wielozadaniowość w pracy polega na swego rodzaju „przeskakiwaniu” między obowiązkami. Zamiast przejść do kolejnego z nich dopiero po zakończeniu poprzedniej czynności, rozpoczynasz kilka zadań jednocześnie i realizujesz je równolegle. Często wymagają tego od Ciebie zaistniałe okoliczności. Wystarczy, że jesteś skupiony na jednej kwestii, jednak Twój szef lub współpracownik przychodzi do Ciebie z nową sprawą… I tak kilka razy w ciągu dnia. Musisz wówczas pogodzić ze sobą wiele czynności – właśnie w ten sposób rodzi się wielozadaniowość w pracy.

Skąd jednak wzięła się idea wielozadaniowości?  Warto wiedzieć, że termin ten wywodzi się ze świata nowych technologii. W latach 60. XX wieku był stosowany w branży IT – dotyczył możliwości, jakie miały ówczesne procesory komputerowe. Pojęcie „multitasking” odnosiło się więc do działania maszyn, a nie do sposobu postępowania ludzi. Z czasem jednak przeniesiono je również na grunt życia zawodowego. Od tamtej pory, wielozadaniowość w pracy stała się cechą bardzo pożądaną przez pracodawców z wielu branż.

Jak  wielozadaniowość w pracy wpływa na tempo wypełniania obowiązków?

Wielozadaniowość w środowisku zawodowym przez długi czas uważana była za bardzo dobrą cechę. Do dziś wymaga jej wielu pracodawców. W swoim założeniu, ma ona bowiem pozytywnie wpływać na efektywność i wydajność pracy, a także przyspieszać tempo wykonywania obowiązków. Tyle teorii –  czy jednak jest tak też w praktyce?  Okazuje się, że niekoniecznie. Co więcej – umiejętność multitaskingu przynosi często odwrotne do zamierzonych rezultaty.

Na początek, przyjrzyjmy się relacji wielozadaniowość a tempo pracy. Mogłoby się wydawać, że zabieranie się za kilka rzeczy jednocześnie faktycznie może skrócić czas ich wykonania, a także pozwolić na zrealizowanie większej liczby zadań. To jednak tylko pozory. Multitasking w pracy polega na przechodzeniu od jednego obowiązku do drugiego. Najpierw zaczynasz jedną czynność, potem przerywasz ją by móc rozpocząć kolejną i tak dalej. W efekcie tego, zamiast zwiększyć tempo pracy znacząco je zmniejszasz. Dlaczego? To proste – do przerwanego zadania będziesz musiał za jakiś czas wrócić. Gdy już się na to zdecydujesz, nie uda Ci się „wejść” w daną powinność od razu.  Najpierw będziesz musiał sobie przypomnieć na czym uprzednio zakończyłeś dane zadanie, a więc przeanalizować, co już zrobiłeś i jakie elementy musisz jeszcze wykonać. Wszystko dlatego, że przeskakiwanie między obowiązkami negatywnie wpływa na poziom koncentracji. Aby ponownie w pełni skupić się na przerwanym obowiązku, możesz potrzebować nawet 20 minut! Pomyśl, ile czasu stracisz, jeśli w ciągu dnia kilkukrotnie będziesz przechodził między swoimi zadaniami? W ten sposób tempo, a co za tym idzie wydajność pracy na pewno nie wzrośnie. Wręcz przeciwnie – wielozadaniowość może je w znaczący sposób zmniejszyć.

Dlaczego wielozadaniowość w pracy może powodować stres?

Aby multitasking w pracy był przynajmniej częściowo skuteczny, wymaga maksymalnego skupienia się na kilku obowiązkach jednocześnie. To dla naszego umysłu nie lada wysiłek, który bardzo szybko może spowodować duże zmęczenie. Co więcej, wielu naukowców uważa, że ludzki mózg tak naprawdę nie potrafi przystosować się do wykonywania wielu zadań w tym samym czasie. Chęć przełamania tego stanu rzeczy może więc  dodatkowo rodzić frustrację i poczucie bezsilności. Dodajmy do tego presję czasu związaną z wielozadaniowością i stres w pracy murowany. Wprowadzanie multitaskingu do swojego życia za wszelką cenę mija się więc z celem. Zamiast pomóc Ci w codziennych obowiązkach zawodowych, może spowodować nadmierne zdenerwowanie i wahania nastrojów, a w konsekwencji tego nawet wypalenie zawodowe. Pamiętaj więc, że nie da się cały czas funkcjonować na najwyższych obrotach – Twój umysł potrzebuje czasu na regenerację i odpoczynek.

Wielozadaniowość w pracy a efektywność pracownika

Umiejętność wielozadaniowości w teorii ma pozytywnie wpływać na efektywność pracy. Często jednak jest wręcz odwrotnie. Ponownie, dużą rolę odgrywają tu problemy z utrzymaniem odpowiedniego poziomu koncentracji. Nasza podzielność uwagi jest stosunkowo ograniczona – gdy robisz kilka rzeczy na raz, tak naprawdę nie skupiasz się w pełni na żadnej z nich. Często wykonujesz swoje obowiązki niechlujnie i „po łebkach”, co sprzyja popełnianiu błędów, przez co spada efektywność pracy (nawet o 30-40%!). Jeśli jednak masz przed sobą tylko jedno zadanie, o wiele łatwiej jest Ci się do niego naprawdę przyłożyć. W takiej sytuacji myśl o pozostałych rzeczach do zrobienia i ciągłe przechodzenie między obowiązkami nie rozprasza Twojej uwagi.

Wielozadaniowość w pracy może również sprawić, że po prostu nie wykonasz niektórych powinności. Im więcej masz zadań do równoległego wykonania, tym większa szansa, że o którymś z nich zapomnisz.

Czy wielozadaniowość może mieć zalety?

Umiejętność multitaskingu może też mieć oczywiście pewne zalety. Przede wszystkim daje poczucie, że robi się więcej niż dotychczas, co pozytywnie wpływa na motywację do pracy. Choć taka produktywność może być jedynie złudzeniem , i tak daje wrażenie bycia zaangażowanym i pracowitym.

Wielozadaniowość w pracy przydaje się także w przypadku wykonywania trudnych i żmudnych obowiązków. Niektóre zadania po prostu lepiej jest przeplatać innymi, aby całkiem nie stracić zapału do zajmowania się nimi. Czasami przerwanie na chwilę skomplikowanej czynności pozwala później wrócić do niej z większą energią.

Czy można osiągnąć zdrową wielozadaniowość w pracy?

Przyjmuje się, że wrodzone predyspozycje do bycia wielozadaniowym pracownikiem ma znacząca mniejszość społeczeństwa. Do multitaskingu lepiej przystosowane wydają się być młodsze pokolenia, które wychowują się w erze Internetu i szybko zmieniającego się świata nowych technologii, które wymagają niejako dużej podzielności uwagi i przyjmowania ogromnych dawek informacji jednocześnie. Mimo to, efektywne wykonywanie kilku zadań w tym samym czasie jest po prostu trudne, a według wielu badaczy – po prostu niemożliwe. Dotyczy to oczywiście obowiązków, które wymagają skupienia, a nie rzeczy, które można robić automatycznie.

Czy można zatem osiągnąć zdrowy i skuteczny multitasking w pracy? W razie potrzeby, można oczywiście spróbować to zrobić. Warto jednak skierować się raczej w stronę technik zarządzania czasem, które pozwalają na uporządkowanie obowiązków i wyeliminowanie wszelkich dystraktorów, które utrudniają skupienie. Jedną z nich jest, np. metoda Pomodoro. Polega ona na wykonywaniu tylko jednego zadania przez 25 minut, a następnie zrobieniu sobie krótkiej przerwy i przejściu do kolejnego obowiązku, na którego wykonanie przeznacza się również 25 minut.

Podsumowując – wielozadaniowość w pracy bardzo często może okazać się zabójcą efektywności. Oczywiście, czasami zdarzają się sytuacje i okoliczności, które wymagają zajęcia się wieloma rzeczami jednocześnie. Grunt to jednak znać umiar i wiedzieć, że na dłuższą metę multitasking przynosi więcej szkody niż pożytku. Warto też znaleźć zatrudnienie w miejscu, w którym kompetentni pracodawcy zdają sobie sprawę, że wymaganie od podwładnych ciągłej wielozadaniowości mija się z celem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top