recepcjonistka warszawa

Praca na recepcji: kilka wskazówek, które usprawnią Twoją pracę

Udostępnij

Recepcjoniści, którzy odbierają telefony oraz witają ludzi przychodzących do danej placówki, są najczęściej pierwszymi osobami, z którymi kontaktują się klienci. To właśnie oni tworzą też pierwsze wrażenie o firmie. Praca na recepcji wiąże się z dużą odpowiedzialnością, dlatego dobrzy recepcjoniści są zawsze w cenie. Chcesz zostać jednym z nich? A może już pracujesz na recepcji i chcesz lepiej wykonywać swoją pracę? Oto kilka wskazówek, które powinieneś poznać:

1 –  Pierwsze wrażenie robi się tylko raz

Na pierwsze wrażenie składają się 3 rzeczy: Twoje nastawienie, wygląd i zachowanie. Dlatego:
  • Zawsze witaj ludzi ciepło i z uśmiechem. Nawet jeśli masz trudny dzień, zachowaj spokój i rozluźnij twarz. Pozytywne nastawienie niejednokrotnie jest wszystkim czego potrzebujesz, żeby wygrać sympatię klienta i sprawić, że poczuje się dobrze w otoczeniu firmy.

 

  • Dbaj o swój wygląd – jest szczególnie ważny. Klient przychodzący do recepcji najpierw Cię widzi, a dopiero potem ma okazję z tobą porozmawiać. Dress Code różni się w zależności od firmy i jej kultury pracy – dostosuj się do nich. Praca na recepcji może więc wymagać od Ciebie wybierania strojów formalnych lub na przykład business casual. Dowiedz się, jaki styl najlepiej reprezentuje Twojego pracodawcę. Pamiętaj, że klient zaczyna wyrabiać sobie zdanie o firmie w tej sekundzie, w której jego wzrok pada na Ciebie.

 

  • Zostaw smutki za progiem. Każdy ma czasem zły dzień, jednak pracując jako “twarz firmy” musisz nauczyć się oddzielać życie prywatne od pracy. Klienci przychodzący do Twojej recepcji często mają swoje problemy i obawy.  Mogą odebrać Twoje niezadowolenie lub zły humor jako wrogość lub niechęć w stosunku do nich. Jeżeli jakaś negatywna emocja wpływa na Ciebie tak bardzo, że utrudnia Ci wykonywanie pracy, postaraj się na chwilę wycofać. Możesz w tym czasie poświęci się zadaniom na zapleczu lub w części firmy, do której klienci nie mają wstępu. Pamiętaj jednak, by nigdy nie robić tego w taki sposób, by zostawiać klientów oczekujących.

2 – Znaj swoje priorytety

Obowiązki recepcjonistów, od archiwizacji dokumentów po witanie klientów przychodzących do firmy, są na tyle rozległe i ważne, iż nieraz wydaje się, że trzeba wykonać je wszystkie w jednej chwili. Pewnego dnia możesz pracować nad ważnymi dokumentami, gdy jednocześnie zadzwoni telefon i wejdzie ważny klient. Nie dasz rady zająć się wszystkim na raz, dlatego musisz wiedzieć, które z zadań są w tym momencie ważniejsze.

    Najczęściej jest tak, że klient przychodzący do firmy jest najważniejszy, klient na telefonie jest drugi, a wszystko inne znajduje się na trzecim miejscu. Jeżeli klient już widzi cię za biurkiem i kieruje się w Twoją stronę, a telefon zadzwoni — nie odbieraj. Nawet jeżeli już rozmawiasz przez telefon i nie możesz się oderwać — nie ignoruj klienta! Spraw, by poczuł się zauważony. Wystarczy kontakt wzrokowy, uśmiech i grzecznościowe kiwnięcie głową, a klient poczuje, że jak tylko skończysz rozmawiać, zajmiesz się nim.

3 – Zapisz bo zapomnisz

    Miej ze sobą notes i zapisuj wszystko. Kto wszedł, jak się nazywał, o której godzinie był i w jakiej sprawie. Jeżeli się nie przedstawił — zapytaj go o imię i nazwisko i firmę, z której przychodzi. Każdy recepcjonista, którego zarobki uzależnione są od jego profesjonalizmu powie Ci, że nie ma nic gorszego, niż przedstawianie klienta, którego imienia nie pamiętasz. Nie polegaj na swojej pamięci, możesz mieć na to zbyt dużo obowiązków.

    Jeżeli klient będzie musiał powtórzyć jakąkolwiek informację, którą już raz Ci przekazał, poczuje się ignorowany i zaniedbany. Prowadzenie czytelnych notatek często okazuje się też cennym źródłem informacji dla Twoich przełożonych. “O której wczoraj dzwonił ten klient?”, “O co prosił klient, który był we wtorek pod koniec dnia?” Czy są to pytania, na które będziesz w stanie odpowiedzieć “z głowy”, w trakcie, gdy wykonujesz inne ważne zadania?

4 – Czas płynie inaczej dla Klienta

    Choć dla Ciebie, dzwoniący telefon jest niespodziewany, to dla dzwoniącej osoby jest zupełnie inaczej. Czwarty czy piąty dzwonek telefonu może trwać bardzo długo dla kogoś, kto dzwoni do recepcji w ważnej dla niego sprawie. O ile to możliwe, postaraj się odbierać telefon nie później niż po drugim dzwonku. Im dłużej klient oczekuje na odpowiedź, tym bardziej poirytowany i niecierpliwy się staje. Podobnie, gdy wyszukujesz coś dla klienta i umieszczasz jego rozmowę “w oczekiwaniu”. Nie każ klientowi czekać dłużej niż minutę, a jeżeli potrzebujesz więcej czasu, wróć na chwilę do rozmowy, podziękuj klientowi za cierpliwość i poinformuj go o tym, że ciągle szukasz informacji, na jaką oczekuje.

Te proste wskazówki usprawnią Twoją pracę na recepcji i pozwolą Ci uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji. Jeżeli praca na recepcji nie jest Ci obca i masz swoje obserwacje jej dotyczące, zachęcamy do komentowania!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top